Informační systém na míru

Vývoj informačního systému na míru není vždy realizován standardní cestou tak jak by každá dodavatelská firma chtěla. Tím se myslí mít jasné obchodní cíle, detailně popsán výstup a nejlépe k tomu detailní analýza, která slouží jako přesná definice mezi zadavatelem a dodavatelem. 

Takto nějak fungují ideální projekty. Nicméně, je běžná zkušenost že,

  • Víme že potřebujeme něco, co bude spravovat databázi klientů
  • Víme, že to spěchá - tzv ASAP
  • Víme, že když už do toho investujeme, mělo by to umět i hlídat kdo s kým komunikuje a proč
  • Firma má rozsáhlé množství vlastních procesů a často je mění
  • Je potřeba vytvořit ucelené, ale dynamické prostředí
  • Finance jsou omezené - co je vlastně možné?

Takto nějak začíná projekt, který přichází buď do firmy pozdě, nebo do firmy, která má vysoký fiskální růst. Přesto i takový projekt může dopadnout dobře! Proč a jak?

Berme body nahoře jako zadání! Níže si popíšeme jaké bylo řešení. Přesto předem upozorňujeme, že je možné řešit takové projekty mnoha způsoby, my si uvedeme jeden, který byl v tomto případě. Poptávalo se CRM, které bude spravovat interní práci s klienty, ale bude na míru kvůli mnoha sofistikovaných požadavků na práci s daty a externími zdroji.

Řešení:

  • Na začátku projektu je nutné ze zákazníka dostat onen vrcholový obchodní cíl, záměr .. každý to může definovat jinak. Obecně vzato je to důvod proč to potřebujeme a jakou to má přidanou hodnotu na hospodářský výsledek. Nemusí být pouze finanční
  • Je potřeba zvolit vhodné technologie a navrhnout základní architekturu, která by měl být neměnná, ale rozšířitelná
  • Díky architektuře projektu se definují body, které musí být, nebo mohou být
  • Vydefinují se klíčové faktory projektu, jež pomohou určit milníky a strategické body realizace
  • Zvolí se vhodný nástroj pro sledování realizace, ale tak, aby umožňoval change management a dynamickou práci se zdroji
  • V našem případě jsme zvolili agilní metodiku vývoje, kde do procesu realizace jsme vtáhli i zaměstnance firmy - snížení nákladů, rychlé odhalení nepochopení, průběžná analýza zadání
  • Náklady na projekt se definují pro nezbytné části projektu - dle toho se rozhoduje, které moduly tvořit, co nakoupit s zhodnotí se efektivita vynaložených financí
  • Při implementaci se progresivně testuje na úrovni kódu, interface a procesů - zapojuje se klient
  • Díky agilnímu vývoji je možné měnit některé požadavky, rozhodovat o prioritách a hlavně projekt financovat postupně
  • Spouštění jednotlivých etap projektu dle definovaných milníků

Rizika:

  • Riziko - termín - řeší rozčlenění projektu na etapy a milníky a hlavně možnost change managementu (projekt se upravuje a redefinuje tak, aby klíčové části projektu byly v termínu)
  • Riziko - komunikace - ztráta informace je obrovským rizikem, které ale řeší agilní metodika, které definuje pravidelné schůzky, sledování odvedené práce nezávisle na dodavateli a zapojení zákazníka 
  • Riziko - špatný odhad náročnosti realizace - je ošetřeno opět change managementem a prioritami, kdy se některé úkoly dají odsunout, některé navrhnout jinak a časově méně náročné posunout a podobně
  • Riziko - špatné zadání - řeší zapojení zákazníka do procesu

Vypsané body výše neinterpretují přesný manuál, jak projekt má být řešen, ale zkušenost, jak řešen byl. Touto cestu se samozřejmě objevují další rizika, jako je nečekané zvýšení ceny realizace projektu a podobně. Přesto díky efektivnímu nastavení sledování celé realizace projektu a zapojení zákazníka, bylo vždy možné tyto hrozby vidět včas. Díky toho se navrhovaly změny a způsoby, jak riziko vyřešit. Dalším důležitým faktorem bylo, že se znala cena naprosto základního ořezaného projektu, který bylo možné dle potřeb zákazníka rozšiřovat. Neztratilo se tak hodně finančních zdrojů na definování zadání, které by se v konečném důsledku několikrát změnilo.

Tato studie není dogma, jak projekty řešit, ale jen úryvek z praxe, kdy bylo pod odborným dohledem možné realizovat projekt, aníž by existovala podrobná analýza. To že to nebylo jednoduché, to asi není potřeba psát.